Projekt wprowadza szereg zmian do ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw, z których kluczowe dotyczą elektronizacji komunikacji w postępowaniach sądowych, w tym wnoszenia pism. Aktualnie odbyło się pierwsze czytanie w dniu 4 czerwca 2025 roku i projekt został skierowany do Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach (https://www.sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=1264)

Główne cele i uzasadnienie zmian w zakresie wnoszenia pism w postępowaniu karnym:

Obecnie od 14 marca 2024 roku art. 133a Kodeksu postępowania karnego (k.p.k.) umożliwia doręczanie pism procesowych w postępowaniach karnych za pośrednictwem portalu informacyjnego, funkcjonującego w sądach. To rozwiązanie jest ograniczone do doręczania pism prokuratorowi, obrońcy, pełnomocnikowi będącemu adwokatem lub radcą prawnym, oraz Prokuratorii Generalnej.

Projekt ma charakter deregulacyjny i odpowiada na istniejące możliwości techniczne portalu informacyjnego, które pozwalają na dwustronną komunikację elektroniczną z sądem. Wprowadzenie tych rozwiązań jest postulowane przez różne podmioty, w tym Prezesa Najwyższej Izby Kontroli oraz Naczelną Radę Adwokacką.

Szczegółowe zmiany i ich uzasadnienie:

  1. Wprowadzenie możliwości wnoszenia pism przez portal informacyjny (projektowany art. 116a k.p.k.):
    • Kto może wnosić? Prokurator, obrońca, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej oraz pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym.

Wnoszenie pism za pośrednictwem portalu informacyjnego przez inne osoby, takie jak notariusz, komornik, sędzia, adwokat czy radca prawny niewykonujący zawodu, czy też doktor habilitowany lub profesor nauk prawnych we własnej sprawie, nie będzie możliwe. Również osoba bez obrońcy nie będzie mogła wnosić apelacji w postępowaniu karnym za pośrednictwem portalu.

    • Jakie pisma? W postępowaniu karnym i w sprawach o wykroczenia możliwe będzie wnoszenie wniosków o sporządzenie uzasadnienia wyroku, środków odwoławczych, odpowiedzi na środek odwoławczy oraz dalszych pism w toku postępowania odwoławczego.
    • Charakter fakultatywny: Możliwość wnoszenia pism w ten sposób będzie miała charakter fakultatywny. Dotychczasowe formy wnoszenia pism (przez biuro podawcze lub operatora pocztowego) będą nadal dostępne. Uzasadnieniem dla fakultatywności jest konieczność stopniowego dostosowania systemów informatycznych i zapewnienie bezpieczeństwa ich funkcjonowania, a także umożliwienie sądom i stronom sukcesywnego wdrożenia w nowe rozwiązania techniczne i legislacyjne. Niektóre strony mogą nie posiadać możliwości korzystania z portalu (np. z powodu braku komputera), dlatego nie można ich zobligować do odbioru pism elektronicznie.
    • Korzyści: Ułatwi to wykonywanie czynności procesowych, obniży ich koszty (koszty doręczeń stanowiły 35,38% wydatków sądów powszechnych w 2023 r. i 31,28% w pierwszej połowie 2024 r.), przyspieszy postępowania (pismo będzie od razu w sądzie i dołączone do sprawy, bez konieczności obiegu papierowego), oraz odciąży pracowników sekretariatów sądowych.
  2. Wymogi dotyczące pism elektronicznych (projektowany art. 119 § 3 i 119a k.p.k.):
    • Podpisy elektroniczne: Pisma procesowe wnoszone za pośrednictwem portalu informacyjnego muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W przypadku prokuratora, dopuszczalny jest również zaawansowany podpis elektroniczny wydawany przez właściwe jednostki organizacyjne prokuratury. Pod tym pojęciem mieści się obecny podpis prokuratorów wynikający z używania kart dostępu do systemu PROK-SYS. Celowo nie ograniczono tego do Prokuratury Krajowej, aby objąć również prokuratorów IPN.
    • Numer wpisu na listę: W przypadku obrońcy lub pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym, pismo procesowe będzie musiało zawierać numer wpisu na właściwą listę. Jest to niezbędne do jednoznacznej identyfikacji zawodowego pełnomocnika procesowego, ponieważ numer PESEL nie zawsze jest znany sądowi.
    • Załączniki: Dokumenty dołączane do pisma procesowego wnoszonego za pośrednictwem portalu informacyjnego przez obrońcę lub pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego) również muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Strona powołująca się na dokument jest obowiązana złożyć oryginał w sądzie na żądanie sądu lub strony przeciwnej jeszcze przed rozprawą.
    • Dołączanie do akt sprawy: Pisma składane za pośrednictwem portalu będą włączane do akt sprawy. Mimo umożliwienia składania pism elektronicznie, akta będą nadal prowadzone w formie papierowej, co oznacza, że dokumenty elektroniczne będą drukowane i umieszczane w aktach. Koszty druku są jednak niższe niż koszty wysyłki tradycyjnej, a elektroniczne doręczanie odpisów profesjonalnym pełnomocnikom odciąży sekretariaty.
  3. Moment wniesienia pisma (projektowany art. 124a k.p.k.):
    • Pismo wniesione przez portal informacyjny uznaje się za wniesione w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu wniesienia pisma.
  4. Doręczanie orzeczeń i zarządzeń przez portal (projektowany art. 128 § 3 k.p.k.):
    • Orzeczenia i zarządzenia mogą być doręczane przez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym. Zmiana ta ma na celu usunięcie problemów interpretacyjnych, które istniały w niektórych sądach co do możliwości doręczania tych dokumentów elektronicznie, zwłaszcza że projekt rozszerza możliwość doręczeń także na strony. Uzasadnienia orzeczeń są traktowane jako ich część i również podlegają doręczeniu tą samą drogą.
  5. Rozszerzenie doręczeń na strony postępowania (zmiana art. 133a k.p.k.):
    • Sąd może dokonywać doręczeń stronom, które wybrały taki sposób doręczania, przez umieszczenie treści pism w portalu informacyjnym. Strona składa oświadczenie o wyborze lub rezygnacji z tego sposobu doręczeń za pośrednictwem portalu informacyjnego, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Oświadczenie o rezygnacji można złożyć również na piśmie.
    • Skuteczność doręczenia: Pismo uznaje się za doręczone w czasie wskazanym w dokumencie potwierdzającym doręczenie. W przypadku braku takiego dokumentu, doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w portalu informacyjnym. Jeśli podmiot nie posiada konta w portalu, pismo uważa się za doręczone z upływem 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w portalu w sposób umożliwiający uzyskanie potwierdzenia. Zmiana ta ma na celu dostosowanie brzmienia przepisu do stanowiska Sądu Najwyższego, które w przypadku braku odbioru pisma w terminie, uznaje doręczenie za skuteczne z upływem ostatniego dnia terminu (czyli z kolejnym, piętnastym dniem).
  6. Obowiązek posiadania konta w portalu dla prokuratury (projektowany art. 68a Prawa o prokuraturze):
    • Powszechne jednostki organizacyjne prokuratury są obowiązane posiadać konta w portalu informacyjnym. Jest to konsekwencja regulacji wprowadzonych w art. 53e ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych. Mimo braku ustawowego obowiązku do tej pory, jednostki prokuratury już posiadają takie konta, umożliwiające doręczenia na podstawie art. 133a k.p.k.. Wdrożono już mechanizm automatycznego pobierania poczty z Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych do systemu PROK-SYS.