Projekt ustawy wprowadza szereg istotnych zmian w Kodeksie postępowania cywilnego (KPC) dotyczących wnoszenia pism do sądu za pośrednictwem portalu informacyjnego (PI), mających na celu cyfryzację i usprawnienie postępowania sądowego (https://www.sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/druk.xsp?nr=1304).
Ogólne zasady i cele: Celem zmian jest przede wszystkim wykorzystanie możliwości technicznych PI w celu przyspieszenia przekazywania informacji w postępowaniu cywilnym, zmniejszenia liczby dokumentów, ograniczenia procedur oraz skrócenia czasu załatwienia sprawy. Projekt zakłada, że wprowadzenie tych rozwiązań będzie stopniowe, co pozwoli na dostosowanie narzędzi informatycznych i zapewnienie bezpieczeństwa ich funkcjonowania.
Obowiązek wnoszenia pism przez PI:
- Warunek obligatoryjności: Pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem PI, jeżeli przepis ustawy tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie go za pośrednictwem innego systemu teleinformatycznego.
- Podmioty zobowiązane: W pierwszej kolejności obowiązek wnoszenia pism przez PI będzie dotyczył adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej oraz prokuratorów. Obowiązek ten wejdzie w życie po rocznym okresie przejściowym od dnia ogłoszenia ustawy.
- Rodzaje pism objętych obowiązkiem: Na pierwszym etapie rozszerzania funkcjonalności PI, obowiązek ten obejmie m.in.:
- zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego.
- zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 k.p.c. oraz art. 3871 § 1 k.p.c..
- oświadczenia w przedmiocie zgody na mediację.
- wnioski o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego.
- apelacje, zażalenia, skargi na orzeczenie referendarza sądowego.
- pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego.
- wnioski o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem wydanego w wyniku rozpoznania apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego, a także pisma uzupełniające braki formalne takich wniosków.
- Wnioski o zatwierdzenie ugód mediacyjnych: Wniosek o zatwierdzenie ugody zawartej w mediacji prowadzonej na podstawie umowy oraz dalsze pisma procesowe w tym postępowaniu będą mogły być wnoszone wyłącznie za pośrednictwem PI już z chwilą wejścia w życie ustawy.
Wyłączenia z obowiązku wnoszenia pism przez PI: Przepisy dotyczące wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem PI nie będą miały zastosowania do pism wnoszonych do Sądu Najwyższego (który nie korzysta z tego rozwiązania informatycznego), ani do pism w postępowaniu wieczystoksięgowym i rejestrowym, ze względu na specyfikę tych postępowań.
Skutki prawne wniesienia pism: Wprowadzenie pisma do systemu teleinformatycznego lub jego umieszczenie w PI i otrzymanie elektronicznego potwierdzenia wniesienia jest równoznaczne z wniesieniem pisma do sądu, gdy przepis ustawy przewiduje taki sposób wniesienia. Pismo uważa się za wniesione do sądu z chwilą określoną w elektronicznym potwierdzeniu wniesienia.
Konsekwencje wniesienia pism w inny sposób: Jeżeli przepis ustawy przewiduje wnoszenie pisma procesowego za pośrednictwem PI, a nie występują okoliczności umożliwiające jego tradycyjne złożenie (np. ograniczenia techniczne portalu), to pismo wniesione w inny sposób nie wywołuje skutków prawnych. Przewodniczący zawiadamia o tym wnoszącego pismo. Pismo wniesione przez PI w przypadku nieprzewidzianym w ustawie lub przez osobę nieuprawnioną również nie wywołuje skutków prawnych.
Załączniki do pism:
- Wymagania ogólne: Do pism wnoszonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego lub PI dołącza się załączniki utrwalone w postaci elektronicznej.
- Wyjątki dla załączników: Jeśli załącznik nie może być wniesiony przez PI z powodu ograniczeń technicznych (np. duży rozmiar, nieobsługiwany format, niemożliwy do zdigitalizowania), wnosi się go do sądu z pominięciem PI w terminie 3 dni od dnia wniesienia pisma głównego. Należy przy tym uprawdopodobnić tę okoliczność w piśmie głównym. Niedopełnienie tych obowiązków skutkuje pominięciem załącznika.
Problemy z dostępnością PI:
- Awaria w ostatnim dniu terminu: Jeżeli w ostatnim dniu terminu do złożenia pisma wystąpią ograniczenia w dostępności PI leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie pisma, można je wnieść najpóźniej w następnym dniu roboczym po przywróceniu dostępności. W piśmie należy uprawdopodobnić te okoliczności. Celem jest zwolnienie pełnomocników z obowiązku ciągłego monitorowania dostępności portalu i uniknięcie konieczności składania wniosków o przywrócenie terminu.
- Sankcje za nieuprawdopodobnienie: Przewodniczący zwraca pismo, a sąd odrzuca środek odwoławczy w przypadku nieuprawdopodobnienia okoliczności dotyczących braku dostępności PI. Wymóg uprawdopodobnienia jest mniej rygorystyczny niż dowodzenie i ma chronić przed nadużywaniem wyjątków.
Podpisy elektroniczne: Pismo procesowe wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego lub PI opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Prokurator może używać także zaawansowanego podpisu elektronicznego wydawanego przez właściwe jednostki prokuratury.
Pełnomocnictwa: Jeśli pismo wnosi pełnomocnik, który wcześniej nie złożył pełnomocnictwa, do pisma należy dołączyć pełnomocnictwo albo uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa. Jeżeli pismo jest wnoszone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego lub PI, pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej lub jego elektronicznie uwierzytelniony odpis wnosi się wraz z pismem. Dopuszcza się udzielenie pełnomocnictwa przez mocodawcę w postaci elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Pełnomocnicy zawodowi mogą elektronicznie poświadczyć dokument w systemie teleinformatycznym lub PI.
Doręczenia za pośrednictwem PI:
- Sąd do profesjonalistów: Sąd ma obowiązek doręczać pisma sądowe, odpisy pism procesowych lub innych dokumentów niepochodzących od sądu (jeśli sąd dysponuje nimi w postaci elektronicznej) m.in. Prokuratorii Generalnej, komornikom sądowym i stałym mediatorom, wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w PI. Doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od dnia umieszczenia treści pisma w PI, w przypadku braku dokumentu potwierdzającego doręczenie.
- Wzajemne doręczenia między profesjonalistami: Adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi lub Prokuratoria Generalna RP mogą doręczać sobie nawzajem bezpośrednio odpisy pism procesowych z załącznikami za pośrednictwem PI w sposób umożliwiający uzyskanie potwierdzenia przekazania.
- Wyłączenia z wzajemnych doręczeń: Niektóre pisma, takie jak interwencja, zmiana powództwa, zarzut potrącenia, skarga na czynność komornika sądowego i zarzuty przeciwko planowi podziału, są wyłączone z obowiązku wzajemnych doręczeń za pośrednictwem PI.